Il progetto SANA realizza un sistema documentale e procedimentale informatico unitario nelle prefetture, a norma del codice dell’amministrazione digitale, basato, in estrema sintesi, sui seguenti presupposti.

È prevista la creazione di fascicoli informatici organizzati con modalità uniformi ed indipendenti dai procedimenti amministrativi a cui ineriscono; tali fascicoli conterranno documenti informatici protocollati, prodotti originariamente in forma digitale ovvero dematerializzati e trattati mediante archiviazione sostitutiva.

È realizzato l’abbinamento al fascicolo del corrispondente procedimento informatico, cioè di un flusso di lavoro (workflow) precostituito per l’automazione di ogni adempimento previsto dalla legge o dalla prassi.
Alcuni adempimenti sono informatizzati, anche con invio e ricezione telematici di atti, documenti e informazioni, mentre altri sono soggetti a controllo di funzionari e/o dirigenti.
Nell’ambito della realizzazione del progetto SANA sono automatizzati i procedimenti amministrativi e organizzativi delle prefetture.

E’ previsto l’impiego della porta di dominio, assicurando così l’interconnessione telematica di tutti gli attori diversamente coinvolti nei vari iter procedimentali, anche con automatismi gestionali pianificati.
Il progetto prevede, inoltre, che i cittadini possano interagire con le prefetture connettendosi ad un sito web o con posta elettronica, mediante i quali presentare e depositare qualunque istanza o ricorso, anche per accesso agli atti, che potranno essere resi disponibili con modalità telematiche, e avere notizie sullo stato di ogni procedimento, e sul suo esito.

Il sistema documentale e procedimentale realizza innanzitutto la gestione di fascicoli informatici, che vengono composti anche con l’acquisizione di informazioni ottenute mediante connessioni telematiche.
Gli interi fascicoli, o parte delle informazioni in essi contenute, sono condivisi dagli Uffici territoriali del Governo.
Ogni fascicolo è abbinato ad uno o più procedimenti informatici che ne indirizzano la trattazione verso l’atto conclusivo.